kolorowe kredki na szarym tle

Uczestnik szkoleń na medal, czyli 10 kroków jak zostać ulubieńcem rekruterów

W roku 2015 na potrzeby Szczecińskiego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych stworzyłem przewodnik dla uczestnika szkoleń (LINK). Materiał powstał na bazie własnego wieloletniego doświadczenia w organizowaniu spotkań szkoleniowych i warsztatowych. Po 3 latach od stworzenia tego artykułu przyszła pora na aktualizacje.

1. Czytaj dokładnie ogłoszenie, sprawdź organizatorów

Wejdź na www organizatora, by uzyskać szczegółowe informacje na temat szkolenia: czego będzie dotyczyć, ile będzie trwać, gdzie się będzie odbywać i w jakich terminach, do kogo jest skierowane, kto może uczestniczyć w szkoleniu. Najczęściej podstawowe i najważniejsze informacje są zawarte w samym ogłoszeniu, dlatego trzeba dokładnie je przeczytać. Nawet 2 razy, żeby nic nie umknęło.

EDIT: warto sprawdzić czy organizator ma doświadczenie w realizacji szkoleń lub inne doświadczenie wskazujące, że spotkanie zostanie zrealizowane profesjonalnie. Proponuję sprawdzać u wujka Google’a, na Facebooku czy LinkedIN. 

2. Nie wiesz? Zadzwoń, napisz, zapytaj

Ktoś kiedyś powiedział: „kto pyta nie błądzi”. Jeżeli nie jesteśmy czegoś pewni to może warto zasięgnąć języka u organizatorów szkolenia? Zazwyczaj w ogłoszeniu jest podany kontakt do osoby odpowiedzialnej za rekrutację. Taka osoba posiada pełną wiedzę i jest od tego, aby pomagać na etapie rekrutacji.

EDIT: nie bójmy się w kontaktach używać mediów społecznościowych. Wiele firm/organizacji na bieżąco odpowiada na pytania, które dostają przez messenger’a. Czasem jest to szybsza i pewniejsza forma kontaktu niż telefon.

3. Bardzo dokładnie sprawdź terminy

Znając już wszelkie możliwe informacje nt. szkolenia trzeba sprawdzić czy w danym terminie możemy uczestniczyć w szkoleniu od początku do końca. Jeśli wiemy, że nie jesteśmy w stanie uczestniczyć w całości zajęć lub będziemy się na nie spóźniać to lepiej się zastanowić – może odpuszczę tym razem i niech ktoś inny skorzysta z mojego miejsca? 

4. Wypełnij dokładnie formularz zgłoszeniowy

Coraz częściej stosuje się formularze elektroniczne dostępne na stronie organizatora szkolenia. Oczywiście wypełniamy wszystkie pola prawdziwymi danymi. Miejsca, w których wstawiamy dane kontaktowe warto sprawdzić dwa razy. Lepiej, żeby organizator miał prawidłowy adres e – mail; przez literówkę w adresie sprzed nosa może nam uciec szkolenie tysiąclecia.

EDIT: oczywiście dane podajemy po dokładnym sprawdzeniu organizatora. Trzeba też pamiętać o nowych obowiązkach które zostały nałożone na organizatorów w związku z rozporządzeniem #RODO. Podawanie danych takich jak telefon czy adres mailowy nie musi być obowiązkowe, ale może znacząco ułatwić proces rekrutacji i kontaktów na linii organizator-uczestnik.

5. Poczekaj na e–mail potwierdzający zakwalifikowanie się (lub nie)  na szkolenie

W ogłoszeniu powinna być data wysłania takiego potwierdzenia. Oprócz daty powinna być też informacja JAK organizator się skontaktuje – najczęściej potwierdza się droga e – mailową lub telefonicznie. Czasem w treści ogłoszenia może być napisane, że brak e – maila lub kontaktu ze strony organizatorów jest równoznaczny z niezakwalifikowaniem się na szkolenie.

EDIT: coraz częściej można się spotkać z potwierdzeniami wysyłanymi jako SMS zwrotny. W związku z tym ważne jest, aby wprowadzony numer telefonu był poprawny.

6. Uzupełnij wszelkie dokumenty

Czasem formularz zgłoszeniowy on-line jest jedynym dokumentem wymaganym do uczestnictwa w  szkoleniu, czasem trzeba wypełnić dokumenty dodatkowe (np. w przypadku szkoleń finansowanych ze środków UE). W ogłoszeniu powinna być informacja, w jaki sposób będzie można je uzupełnić oraz do kiedy należy je wysłać. Oczywiście nie ma co czekać z dokumentami – im szybciej tym lepiej, organizatorzy lubią mieć tego typu sprawy załatwione od razu.

7. Potwierdź koniecznie swoją obecność

To organizatorzy też lubią (oprócz szybko i sprawnie uzupełnionych dokumentów). Jak już wiemy na 100%, że mamy czas, możemy i spełniamy wszelkie wymogi to potwierdzamy obecności na szkoleniu. Można zadzwonić, napisać, przyjść i powiedzieć. Jeżeli z jakiś przyczyn nie możesz uczestniczyć w szkoleniu, na które się zakwalifikowałaś/łeś, daj znać jak najszybciej. Na twoje miejsce wejdzie ktoś z listy rezerwowej!

8. Przyjdź na szkolenie

Niby oczywiste, a jednak…. Jeśli zakwalifikowaliśmy  się na szkolenie, wypełniliśmy dokumenty, potwierdziliśmy swoją obecność to trzeba się pojawić (chyba, że nastąpiła nieprzewidziana sytuacja losowa – chore dziecko, pękła rura w łazience itd.).

Wytłumaczenie, że „nie byłem na szkoleniu, bo zapomniałem” jest niedopuszczalne. W przypadku, kiedy szkolenie jest płatne, to po prostu tracimy własne pieniądze. Jeśli szkolenie jest bezpłatne nie oznacza to, że nic nie kosztuje. To znaczy (zazwyczaj), że organizator otrzymał dofinansowanie na przeprowadzenie szkolenia i zobowiązał się do zapewnienia konkretnej liczby uczestników (wskaźniki!). Trenerzy są także przygotowani do prowadzenia zajęć dla określonej grupy. Poza tym, ktoś inny mógłby skorzystać z wolnego miejsca i cieszyć się ze zdobywania nowej wiedzy.

Spóźnialstwo nie wchodzi w grę, tak samo jak wychodzenie godzinę przed  lub w trakcie – jeżeli zdecydowaliśmy się uczestniczyć w szkoleniu i sprawdziliśmy, czy termin szkolenia nie koliduje z innymi zajęciami, to z szacunku do prowadzącego i reszty uczestników nie spóźniamy się. Godziny szkolenia są jasno określone, potwierdzając swoją obecność zobowiązujemy się do uczestnictwa w całości szkolenia, a nie w części. Poza tym, nic nie psuje zajęć z grupą jak osoby spóźniające się, którym trzeba wszystko tłumaczyć od początku.

EDIT: aby zwiększyć zasięg informacji o szkoleniu/warsztacie organizatorzy często decydują się na utworzenie wydarzenia w mediach społecznościowych, zazwyczaj jest to uzupełnienie procesu rekrutacji. Proponuję nie wpisywać się na takie wydarzenie (wezmę udział) jeśli wiemy, że nie będziemy w nim uczestniczyć. Zamiast tego, jeśli szkolenie jest ciekawe, warto je udostępnić i podać dalej.

9. Lista obecności i ankiety

Czyli kolejny (raczej ostatni) zestaw dokumentów. Lista obecności jest podstawą do sprawozdania ze szkolenia, dlatego trzeba ją podpisać. Na tej podstawie organizator pokazuje – proszę, tak jak mówiliśmy było 20 osób, są podpisy.

Każdy szkoleniowiec wie, jak ważny jest feedback od uczestników szkoleń. Dzięki niemu można poprawić swoje błędy i przy kolejnym spotkaniu być jeszcze lepszym. Trenerzy pracując z grupą również cały czas się uczą i chcą wiedzieć  czy wiedza, którą się dzielili była przekazywana w odpowiedni sposób. Ankiety najczęściej są anonimowe, więc można być szczerym.

EDIT: zamiast ankiet drukowanych organizator może wysłać na podany wcześniej adres mailowy ankietę on-line. Takie rozwiązanie jest wygodniejsze dla organizatora (lepsza i szybsza „obróbka” danych) nie mówiąc już o oszczędności papieru.

10. Live long and prosper!

Czyli pracuj, słuchaj aktywnie, wchłaniaj wiedzę – szkolenie jest w końcu dla ciebie, ale pamiętaj nie jesteś sam na szkoleniu. Zasady dobrego wychowania obowiązują wszędzie. Wycisz telefon, współpracuj, nie przeszkadzaj.

A po szkoleniu….

Po skończonym szkoleniu powinniśmy dostać potwierdzenie naszej obecności. W przypadku Sektor 3 Szczecin takowe wystawiamy na życzenie uczestnika. Wynika to przede wszystkim z doświadczenia. Wielokrotnie spotykałem się z zalegającymi certyfikatami, po które nikt się nie zgłosił.

Dobrą praktyką jest przesyłanie materiałów szkoleniowych na wskazane maile. Coraz więcej trenerów rezygnuje z drukowania X stron materiałów, wychodząc z założenia że lepiej jest się skupić na słuchaniu i wynotowywaniu najważniejszych elementów szkolenia niż bezmyślnym ich przeglądaniu podczas szkolenia.

Powyższe rady powstały z myślą o ułatwieniu działań na linii organizator – uczestnik. Przygotowanie dobrego spotkania to też sztuka, dlatego warto podejść do tematu profesjonalnie – chcę iść, zgłaszam się, potwierdzam i podpisuję co trzeba, pamiętam o szkoleniu i przychodzę punktualnie. Taki uczestnik szkolenia to skarb, który jest zawsze mile wspominany przez organizatorów.