Jakie błędy najczęściej popełniają organizacje przy wypełnianiu wniosków o dofinansowanie? Na podstawie własnych doświadczeń z Sektor 3 Szczecin oraz oceny wniosków w komisjach konkursowych Urzędu Miasta Szczecin wybrałem kilka. Zapraszam do lektury

Błąd nr 1 – organizacja przygotowuje wniosek na ostatnią chwilę

Konkursy grantowe są ogłaszane z dużym wyprzedzeniem. W przypadku pieniędzy publicznych, konkursy muszą spełniać konkretne wymogi – czas trwania konkursu to minimum 21 dni. Konkursy fundacji korporacyjnych lub bankowych nie mają tego obowiązku, jednak również nie trwają krótko. Daje to organizacjom sporo czasu do porządnego przygotowania wniosku. Organizacje niestety nie wykorzystują tego czasu należycie. Często jest tak, że wniosek jest pisany na kilka dni (w ekstremalnych przypadkach na kilka godzin) przed końcem naboru. A jak wiemy, pośpiech niczemu nie służy.

Błąd nr 2 – organizacja nie czyta dokładnie regulaminu, nie pyta w przypadku niejasności

Nie czytamy ze zrozumieniem i nie jest to nic nowego. Niestety dotyczy to również dokumentów regulujących konkursy. Każdy konkurs posiada regulamin i zanim zaczniemy cokolwiek pisać powinniśmy bardzo dokładnie zapoznać się z tym dokumentem. W nim są zawarte najważniejsze informacje: kto może aplikować, na co, do kiedy, jak duże może być dofinansowanie, co możemy opłacić z dotacji.

Co w przypadku, gdy nie ma wszystkich informacji? Pamiętajmy, że regulaminy są pisane przez ludzi, którzy też mogą popełnić błąd. Nie zwlekając powinniśmy jak najszybciej skontaktować się z grantodawcą i wypytać o szczegóły.

Błąd nr 3 – organizacja wysyła wniosek do sprawdzenia na 3 godziny przed jego złożeniem

Na terenie Polski istnieje wiele miejsc (takich jak Sektor 3 Szczecin), których celem jest wspieranie organizacji pozarządowych. Jedną z form pomocy jest możliwość sprawdzenia wniosku o dofinansowanie. Pracownicy takich miejsc mogą sprawdzić wniosek pod kątem wymogów, które stawia grantodawca czy spójności z metodą projektową. Mogą zasugerować jakieś rozwiązania lub podrzucić nowe pomysły. Muszą tylko mieć na to czas…

W Sektorze notorycznie spotykamy się z prośbami o sprawdzenie wniosków na kilka godzin przed końcem konkursu. W tak krótkim czasie nie mamy możliwości zapoznania się z dokumentacją konkursową, nie mówiąc już o dogłębnej analizie samego wniosku. Nawet, gdy uda się sprawdzić wniosek, może już nie być czasu na wprowadzenie proponowanych zmian.

Błąd nr 4 – mieszanie działań z celami

Kolejna rzecz która się powtarza – mieszanie celów i działań. Projekt z natury odpowiada na jakiś problem (lub braki), które zdiagnozowaliśmy na etapie przygotowywania i zbierania danych. Odpowiedzią na problem są cele naszego projektu, które realizujemy poprzez działania opisane w projekcie. Jak to powinno wyglądać w praktyce:

Problem – badania GUS przeprowadzone w roku 2016 („nazwa badania, autor”) wskazują, że młodzież w wieku 12 – 15 lat spędza średnio 8h dziennie korzystając z sieci poprzez urządzenia takie jak smartfon lub tablet. Cel projektu – stworzenie alternatywnych i atrakcyjnych możliwości spędzania wolnego czasu przez młodzież w wieku 12 – 15 lat. Działania – realizacja warsztatów djskich, realizacja warsztatów produkcji audio/video.

Jak widać, cele to nie to samo co działania.

Błąd nr 5 – diagnoza zdawkowa lub jej brak

Osobiście uważam, że diagnoza to połowa sukcesu dobrze napisanego wniosku o dofinansowanie. Z niej wynika dlaczego w projekcie stawiamy takie cele a nie inne, dlaczego chcemy zrobić to o czym piszemy. Ona ukazuje co jest nie tak w najbliższym otoczeniu i co trzeba poprawić. Często się zdarza, że opisany problem jest zdawkowy. Wpisanie „Młodzież spędza za dużo czasu przy tabletach i smartfonach” nie oddaje istoty problemu a jedynie stwierdza fakt. Problem należy poprzeć danymi, które można znaleźć bez większego problemu w sieci.

Można się powołać np. na:

• badania GUSu (LINK),
• dane Banku Danych Lokalnych (LINK),
• analizy uczelni,
• programy wieloletnie w danej dziedzinie,
• analizy i badania własne, własne doświadczenie organizacji.

W sieci znajdziemy wiele źródeł danych, wystarczy wpisać w wyszukiwarce właściwą frazę np. „młodzież uzależniona od smartfonów badania 2017”.

Trzeba pamiętać, aby informacje i dane profilować biorąc pod uwagę obszar na którym ma być realizowany projekt. Pisząc diagnozę do projektu realizowanego w Szczecinie warto szukać danych o problemie w Szczecinie (informacje z innych miast można dodać jako porównanie służące do uwypuklenia lokalnego problemu). Jeśli piszemy diagnozę do projektu ogólnopolskiego to automatycznie szukamy danych dla całej Polski.

Błąd nr 6 – nie odpowiadamy na to, czego oczekuje grantodawca

Grantodawca określa czego oczekuje w zgłaszanych projektach. Definiuje to w celach konkursu, regulaminach, programach do danego konkursu. Przykład: Fundacja ogłasza konkurs na wspieranie inicjatyw oddolnych na obszarach do 40 000 mieszkańców. Stowarzyszenie, które aplikowało o środki opiera diagnozę na dużych miastach, cele ma ogólne a działania będzie realizować z młodzieżą ze Szczecina. Taki projekt nie odpowiada na oczekiwania grantodawcy i nie otrzyma dofinansowania.

Grantodawca może też określić obszary, w jakich muszą być realizowane granty, np.: „Innowacje w edukacji, Edukacja ekonomiczna i przedsiębiorczość, Dziedzictwo kulturowe, Twórczość artystyczna dzieci i młodzieży, Priorytety ochrony zdrowia, Polityka społeczna.” (źródło: Fundacja Kronenberga).

Błąd nr 7 – nie zaglądamy do karty oceny merytorycznej

Karta oceny merytorycznej to drugi, zaraz po regulaminie, najważniejszy dokument z którym powinniśmy się zapoznać na etapie pisania wniosku. W karcie mamy jasno i wyraźnie napisane ile można uzyskać punktów przy ocenie wniosku. Nasz wniosek musi dawać osobie oceniającej jasną informację, którą będzie można przyporządkować do karty oceny.

W przypadku konkursów ogłaszanych przez Gminę Miasto Szczecin pojawia się taki punkt w ocenie merytorycznej:

1. Ocena możliwości realizacji zadania publicznego przez Organizację (0-10 pkt):

• Identyfikacja/opis problemu/zadania przez Organizację 0-3 pkt,
• Przydatność projektu dla beneficjentów (adresatów zadania) 0-3 pkt,
• Trwałość efektów realizacji projektu po zakończeniu jego realizacji 0-3 pkt.

Widać dokładnie co musimy uwypuklić w naszym wniosku o dofinansowanie: w pozycji opis problemu pokazujemy opis, oparty o konkretne dane (błąd nr 5). Zdawkowy opis składający się z 2 – 3 zdań w porównaniu do diagnozy na pół strony wypadnie marnie i dostanie mało punktów, w pozycji opis potrzeb (…) opis odbiorców zadania oraz w szczegółowym opisie musimy wskazać w jaki sposób nasz projekt będzie przydatny dla naszych beneficjentów, co uzyskają, gdy wezmą w nim udział, jak zmieni się ich najbliższe otoczenie, w pozycji zakładane cele oraz opis zakładanych rezultatów pokazujemy co pozostanie po zrealizowaniu naszego projektu np. wzmocniona społeczność lokalna, zwiększona wiedza uczestników szkoleń/spotkań, ilość wyprodukowanych tablic informacyjnych które będą wykorzystywane do różnych inicjatyw itd. Ważne aby rozdzielić nasze rezultaty na „twarde” (policzalne – wyprodukowane materiały, strona www, kampania w sieci, materiały video) i „miękkie” (wzrost wiedzy, wzmocniona społeczność).

Gdy pokażemy nasz wniosek wraz z kartą oceny merytorycznej osobie postronnej i otrzymamy na poszczególnych pozycjach maksimum punktów, znaczy że dobrze i klarownie odpowiedzieliśmy na pytania z karty merytorycznej.

Błąd nr 8 – brak wymaganych podpisów/zakreśleń

Jeśli oferta jest składana w formie pisemnej to zawsze pamiętajmy o ostatniej stronie! Na niej znajdują się podpisy i oświadczenia, których brak może skutkować w odrzuceniu oferty ze względów formalnych. Zawsze sprawdźmy 2 razy czy osoby, które się podpisały, to osoby upoważnione do reprezentowania organizacji. Zgodność może sprawdzić każdy korzystając z wyszukiwarki Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawdźmy również, czy przekreśliliśmy odpowiednie oświadczenia.

8 najczęstszych błędów we wnioskach o dofinansowanie – podsumowanie

Przygotowując wniosek o dofinansowanie nie zostawiajmy wszystkiego na ostatnią chwilę. Poświęćmy czas na zapoznanie się z dokumentacją oraz stworzenie dobrej analizy problemu. Nie mieszajmy celów z działaniami, dajmy wniosek do sprawdzenia komuś z zewnątrz, piszmy w oparciu o kartę oceny a wszystko będzie dobrze!